De Relais Givrés worden georganiseerd door de VZW "Lendemains De La Veille" ", met de steun van de Stad Brussel. Deelnemers lopen op eigen verantwoordelijkheid en moeten minstens 14 jaar oud zijn op de dag van de wedstrijd (7 jaar voor de Mini Relais Givrés). De organisatoren wijzen alle verantwoordelijkheid af in geval van een ongeval of falen door slechte gezondheid, evenals in geval van diefstal, schade of verlies tijdens de wedstrijd.
In geval van overmacht of omstandigheden die de veiligheid van de deelnemers in gevaar brengen, behouden de organisatoren zich het recht voor om het evenement te annuleren zonder enige verplichting tot terugbetaling.
Elke ploeg bestaat uit vijf renners, waaronder:
- Een vrouw,
- Een veteraan ouder dan 40 jaar,
- Drie andere renners, ongeacht geslacht of leeftijd.
Relais givrés: Elke loper legt een parcours van 4 km af, twee keer individueel. Nadat elk lid zijn of haar ronde heeft gelopen, gaat het hele team opnieuw van start voor een laatste ronde van 4 km, wat de totale afstand op 44 km brengt.
Relais frappés: Elke loper legt een parcours van 4 km af. Nadat elk lid zijn of haar ronde heeft gelopen, gaat het hele team opnieuw van start voor een laatste ronde van 4 km, wat de totale afstand op 24 km brengt.
De rondes moeten de volgorde van de rugnummers volgen:
- Rugnummer A (moet een vrouw zijn),
- Rugnummers B, C, D en E.
Elk team bestaat uit vijf lopers, waaronder :
- 4 jongeren van 14 jaar of jonger op de dag van de wedstrijd,
- 1 volwassene (of jongere ouder dan 14) van eender elke geslacht of leeftijd.
Elke loper legt een parcours van 4 km af. Nadat elk lid zijn of haar ronde heeft gelopen, gaat het hele team opnieuw van start voor een laatste ronde van 2 km, wat de totale afstand op 22 km brengt.
De rondes moeten de volgorde van de rugnummers volgen:
- Rugnummers A, B, C, D,
- Rugnummer E (alleen volwassenen).
Inschrijven kan alleen online. Om veiligheids- en organisatorische redenen zijn de inschrijvingen beperkt tot 300 teams in alle categorieën. Een team wordt als ingeschreven beschouwd zodra de inschrijving en betaling in orde zijn.
Wijzigingen in de samenstelling en volgorde van ploegen kunnen tot 48 uur voor de wedstrijd worden doorgevoerd via een link die bij de inschrijving wordt verstrekt. Elk team waarvan de inschrijving in orde is, heeft voorrang op de teams die wachten op validatie.
Elk ingeschreven team dat in orde is van betaling, kan zijn deelname onder bepaalde voorwaarden annuleren:
- Annulering vóór 15 december: volledige terugbetaling,
- Annulering tussen 15 december en 1 januari: 30€ terugbetaling,
- Na 1 januari: geen restitutie.
Annuleringen moeten per e-mail worden doorgegeven; met telefoontjes wordt geen rekening gehouden.
Rugnummers kunnen op de wedstrijddag worden opgehaald bij de registratiebalie. In ruil voor de vijf startnummers en het stokje met tijdchip is één identiteitsbewijs per team nodig. Verlies van deze items kan resulteren in een schadevergoeding van maximaal 40€.
De startnummers moeten goed leesbaar op de borst gedragen worden voor een goede tijdwaarneming. Bij niet-naleving wordt alleen de eindtijd van het team in aanmerking genomen.
De eindtijd wordt berekend op basis van de laatste loper die over de finish komt.
Het stokje moet worden teruggegeven zodra het team over de finish is.
De 5 startnummers, schoon en opgespeld, moeten worden ingeleverd nadat het team het fotohokje is gepasseerd. De identiteitskaart wordt dan teruggegeven.
De teams worden ingedeeld in categorieën op basis van de volgende criteria:
- Relais Givrés
- Relais Frappés
- Mini-Relais Givrés
De eerste drie ploegen in het algemeen klassement van elke categorie worden beloond.
De eerste ronde (rugnummer A) moet worden afgelegd door een vrouw (behalve voor de Mini Relais Givrés). De volgende rondes moeten de volgorde van de rugnummers respecteren (B, C, D, E).
Rugnummer E moet door de volwassene genomen worden voor de Mini-Relais Givrés.
Mini-Relais Givrés : Jonge kinderen mogen tijdens hun individuele ronde begeleid worden door een derde.
Elke ronde moet plaatsvinden in de aangegeven zone.
Een bevoorradingsstand zal te vinden zijn in de relaizone buiten het parcours.
Er zal ook een medische dienst in de buurt aanwezig zijn voor eventuele hulp.
Aan het einde van de wedstijd kun je een teamfoto maken.
Deze kun je dan vrij downloaden van onze website.
Deelnemers moeten in het donker een hoofdlamp dragen. De organisatoren kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen die het gevolg zijn van het ontbreken van een hoofdlamp.
Lopers nemen deel aan de wedstrijd op eigen verantwoordelijkheid. De organisatoren wijzen alle verantwoordelijkheid af in geval van ongeval, slechte gezondheid of fysiek falen. De organisatoren kunnen evenmin verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal of schade tijdens het evenement.
Alle klachten moeten schriftelijk worden ingediend bij de organisatoren voor 19u op de dag van de wedstrijd. Het niet naleven van deze regels leidt tot onmiddellijke diskwalificatie.
Elke inschrijving door de teamcaptain is definitief en impliceert dat alle teamleden de regels hebben gelezen en aanvaard.
Persoonlijke tenten, clubtenten of sponsortenten, anders dan die van de organisatoren, kunnen worden toegestaan op het wedstrijdterrein na voorafgaande toestemming. De locatie en installatieregelingen moeten met de organisatie worden besproken.
Samengevat zijn deze regels bedoeld om ervoor te zorgen dat het evenement goed georganiseerd wordt, terwijl de veiligheid van de deelnemers gegarandeerd wordt en iedereen een eerlijke competitieve omgeving krijgt.